1.0 Comptabilité
1.1 Nous sommes responsables pour toutes les informations personnelles sous notre contrôle.1.2 Les employés de la division canadienne de STGC qui sont impliqués dans la collection de comptes recevables et ce faisant, manipulent de l’information personnelle, doivent tous se conformer à la présente politique de protection de l’information personnelle. Notre Bureau de Protection de l’Information Personnelle étant responsable de s’assurer que la politique de protection est respectée.
1.3 Nous demeurons responsables de l’information personnelle qui a été transférée à à des compagnies liées ou à des tierces parties fournisseurs de services dans le but de produire un dossier. Lorsque l’information personnelle est ainsi transférée pour production d’un dossier, des dispositifs de sécurité pouvant comprendre des ententes contractuelles signées avec ladite tierce partie sont pris.
2.0 Indentification
2.1 Lorsque nous aurons de l’information personnelle en notre possession, nous identifierons la raison pour laquelle l’information est recueillie afin que la personne ayant donné ladite information puisse comprendre comment elle sera utilisée et dévoilée.2.2 Nous ne recueillerons, utiliserons et dévoilerons l’information personnelle concernant nos clients et employés que pour les raisons d’affaires suivantes :
(a) pour déterminer lesquels de nos produits ou services répondent aux exigences du client;(b) pour produire des couvertures et polices d’assurance ainsi que pour évaluation des risques d’assurance;
(c) pour évaluer et payer les réclamations faites en vertu de nos polices;
(d) pour développer, améliorer, vendre et fournir nos produits et services;
(e) pour gérer et continuellement développer nos opérations d’affaires, incluant la gestion du personnel;
(f) afin de respecter les lois et règlements;
(g) afin d’analyser et de détecter des transactions potentiellement frauduleuses;
(h) dans le but, lorsque requis, de procéder à de la réassurance.
2.3 Nous pouvons également vendre, transférer et divulguer votre information personnelle dans le cadre d’une vente, d’une fusion, de l’acquisition ou d’une réorganisation effectuée dans le cadre de nos affaires corporative.
2.4 Si nous désirons utiliser l’information personnelle dans un but autre que celui identifié lors de la cueillette de ladite information, nous obtiendrons le consentement préalable de la personne concernée par ce nouvel usage.
2.5 Lorsque vous visitez les sites Internet de STGC, en cliquant sur les différentes pages, nous pouvons recevoir automatiquement certaines informations à propos de votre visite. Cette information ne permet pas de vous identifier personnellement. Nous pouvons automatiquement recevoir l’information au sujet du domaine Internet (par exemple, « company X.com » si vous utilisez un compte Internet personnel), l’adresse IP (une adresse IP est un numéro automatiquement assigné à votre ordinateur lorsque vous naviguer sur Internet) de laquelle vous avez accès à nos sites Internet ainsi que la date et l’heure de votre accès et les pages visitées. Nous pouvons utiliser des “cookies” afin d’améliorer notre service. Les cookies peuvent nous aider à repérer une visite précédente. Les cookies que nous utilisons n’amasse pas d’information permettant d’identifier personnellement les gens et nous n’utilisons pas ces derniers afin de déterminer votre identité. Si vous n’êtes pas à l’aise avec cette utilisation, configurez votre navigateur afin d’être avisé lorsque des cookies sont pour être reçus vous donnant l’option de refuser lesdits cookies. Toutefois, refuser les cookies peut limiter votre capacité à utiliser nos sites Internet dans leur totalité.
3.0 Consentement
3.1 L’information personnelle ne sera recueillie, utilisée ou dévoilée qu’avec la connaissance et le consentement de la personne concernée, sauf lorsqu’inapplicable.3.2 Le consentement de la personne concernée pourra être exprès ou tacite, dépendant de l’importance de l’information personnelle et des attentes de protection de celle-ci par l’individu et par les tierces parties fournisseurs de services dans le but de produire un dossier. Le consentement pourra être retiré en tout temps, sujet à des restrictions contractuelles ou légales. Nous allons informer l’individu des conséquences de retirer son consentement.
3.3 Le consentement pour l’utilisation ou le dévoilement de l’information personnelle sera habituellement obtenu lors de la cueillette de ladite information. Dans certaines circonstances, le consentement pourra être obtenu après la cueillette mais avant l’utilisation (exemple : lorsque nous voulons utiliser l’information qui a déjà été recueillie pour un but différent).
3.4 La délivrance d’un service ne sera pas conditionnelle à l’obtention du consentement de l’individu à moins que cela ne soit requis afin de répondre à une loi ou à un règlement.
3.5 L’information personnelle pourra être recueillie, utilisée ou dévoilée sans la connaissance ou le consentement de la personne concernée dans certaines circonstances, lorsque permis par la loi. Ces circonstances peuvent être, sans s’y limiter: information sujette au secret professionnel notaire/client; information publique; lorsque l’utilisation ou le dévoilement est dans l’intérêt de la personne concernée et que son consentement ne peut être obtenu en temps opportun; pour enquêter sur un bris de contrat ou une contravention à une loi; afin de répondre adéquatement à une urgence mettant en danger la vie, la santé ou la sécurité d’un individu; pour collection de comptes recevables; ou pour se conformer à un sub poena ou à tout ordre d’un tribunal.
4.0 Cueillette limitée d’information personnelle
4.1 Nous n’allons recueillir que l’information personnelle qui est nécessaire pour les buts identifiés ci-haut et que pour des buts légaux et justes.
5.0 Usage, dévoilement et conservation limités de l’information personnelle
5.1 L’information personnelle ne sera utilisée ou dévoilée que pour les usages permis par la loi.5.2 L’accès à l’information personnelle sera limité aux employés pour qui ledit accès est nécessaire dans le cours de leur travail avec STGC ainsi qu’aux tierces parties fournisseurs de services dans le but de produire un dossier.
5.3 Lorsque l’information personnelle n’est plus nécessaire relativement aux buts pour lesquels elle avait été recueillie, ladite information sera, si possible, détruite, effacée ou rendue anonyme sauf si la conservation est obligatoire en vertu d’une loi ou d’un règlement. Nos pratiques corporatives relatives à l’information, à la tenue des dossiers et à leur destruction s’appliquent à l’information personnelle.
6.0 Exactitude
6.1 Nous ferons les meilleurs efforts afin de s’assurer que l’information personnelle est exacte, complète et récente, si nécessaire pour le but dans lequel l’information doit être utilisée. Le tout inclut l’information transmise à des tierces parties pour production d’un dossier et l’information utilisée pour prendre une décision concernant une personne concernée.
7.0 Protection
7.1 L’information personnelle sera protégée avec les moyens correspondants au degré d’importance de ladite information.7.2 Les moyens de protection protégeront l’information de façon appropriée relativement au degré d’importance de ladite information. Les employés seront avisés de l’importance de garder l’information personnelle confidentielle et nous prendrons grand soin dans la destruction de l’information afin d’éviter que toute personne non-autorisée n’en prenne connaissance.
7.3 Nous protégerons l’information personnelle à l’aide de moyens physiques (par exemple, en gardant des classeurs sous clé et en restreignant l’accès à certains bureaux), à l’aide de mesures organisationnelles (par exemple, accès limité de l’information basé sur la nécessité) et mesures technologiques (par exemple, l’utilisation de mots de passe et cryptage).
7.4 STGC possède de l’information personnelle tant sur support papier qu’électronique. Les dossiers relatifs à nos affaires corporatives, incluant les listes de polices émises, sont conservés soit à notre siège social à Toronto ou dans les de nos deux bureaux régionaux d’Halifax ou de Calgary. Pour la province de Québec, les dossiers relatifs à nos affaires corporatives sont conservés à notre siège social québécois. Certains dossiers, incluant des plus vieux dossiers, peuvent être conservés à des endroits externes à nos bureaux, soit sur support papier ou électronique. Lorsque des dossiers sont entreposés dans des endroits externes, nous utilisons des contrats ou d’autres moyens afin de s’assurer que vos droits sont protégés. Certains dossiers d’affaires, particulièrement ceux relatifs aux analyses et détails des réclamations, peuvent être conservés sur support électronique dans des serveurs de certaines compagnies liées à STGC ou dans d’autres pays. Les dossiers relatifs aux échanges de courriels sont également conservés sur support électronique dans les serveurs de compagnies liées à STGC aux États-Unis ou dans d’autres pays. En conséquence, votre information personnelle est utilisée, conservée ou peut être accessible aux États-unis ou dans d’autres pays et être sujette aux lois et règlements desdits pays. Par exemple, l’information personnelle pourrait être divulguée en réponse à des demandes légitimes des autorités, gouvernements ou tribunaux desdits pays.
8.0 Ouverture
8.1 L’information relative à notre politique et à nos procédures relativement à la protection des renseignements personnels pourra être disponible à toute personne en tout temps, incluant comment avoir accès à l’information personnelle, le genre d’information que nous (nos compagnies liées ou des tierces parties fournisseurs de services) détenons. Le tout incluant de l’information générale sur notre politique et comment contacter notre Officier de la protection de l’information personnelle.
9.0 Accès individuel
9.1 L’accès à l’information personnelle, incluant comment l’utiliser et la dévoiler, pourra être obtenu suite à une demande écrite à cet effet. Une personne concernée pourra faire compléter et corriger sa propre information personnelle.9.2 Une demande écrite pour accéder à de l’information personnelle sera répondue dans un délai raisonnable. Nous pourrons apporter notre aide à toute personne concernée qui le désire afin de remplir une demande écrite d’accès à de l’information personnelle. Nous pouvons exiger de la personne concernée qu’elle nous donne de l’information supplémentaire avant de confirmer l’existence ou de permettre l’accès, l’utilisation ou le dévoilement de l’information personnelle.
9.3 Si la personne concernée démontre l’inexactitude ou le caractère incomplet de sa propre information personnelle, nous procéderons à la modification de ladite information. Si la modification ne satisfait pas la personne concernée, l’insatisfaction sera constatée par écrit. La non concordance de l’information personnelle sera transmise à une tierce partie afin de résoudre le différent.
9.4 Toute demande d’accès à de l’information personnelle pourra être refusée si la loi le permet. Dans de telles circonstances, les raisons du refus seront fournies à la personne concernée sur demande. Les circonstances de refus peuvent être (non-limitatif) : l’information contient des références à de l’information personnelle de d’autres personnes ou des informations commerciales confidentielles qui ne peuvent pas être retirées du document demandé; de l’information obtenue lors d’une enquête pour bris d’une entente ou dans le cours d’un processus de litige; l’information sujette au secret professionnel notaire/client.
10.0 Le transfert de l’information personnelle
10.1 Il arrive, de temps à autres, que nous transférions de l’information personnelle sur support électronique tel que des courriels à des fins administratives, de sauvegarde de données ou de traitement (incluant la gestion des réclamations) à une compagnie mère de STGC ou à des compagnies liées ou à des tierces parties fournisseurs de services dans le but de produire un dossier dont les locaux sont situés dans d’autres pays, incluant les États-unis. Nous pouvons aussi transférer de l’information personnelle à des tierces parties dont les services sont retenus pour la gestion et le règlement d’une réclamation qui nous est soumise.10.2 Nous utilisons des contrats ou d’autres moyens de sécurité afin de s’assurer de la protection de l’information personnelle lorsque nous la transférons à une compagnie mère de STGC, à une compagnie liée à un une tierce partie fournisseur de services.
10.3 L’information personnelle transférée et conserve par une compagnie mère de STGC ou par une compagnie liée bénéficie d’un niveau de protection comparable à celui offert par les bureaux canadiens de STGC.
10.4 L’information personnelle transférée à l’extérieur du Canada peut être mis à la disposition des autorités ayant juridiction en vertu des lois dudit pays où l’information est transférée.
10.5 Les détails relatifs aux politiques et pratiques de STGC relativement aux tierces parties fournisseurs de services peuvent être obtenus auprès de notre département de la protection de l’information personnelle, tel que mentionné au paragraphe 11.1 ci-dessous.
11.0 Plainte
11.1 Les questions concernant le respect par STGC de sa politique corporative relative à la protection des renseignements personnels ou relative à ladite politique, ou de toute partie de celle-ci, ou du respect avec toute portion de la politique doit être envoyée par écrit à l’officier de la protection de l’information personnelle de la compagnie. L’adresse du service est :Protection de l’Information Personnelle
Stewart Title Guaranty Company
Royal Bank Plaza, North Tower
200 rue Bay Street, Suite 2600
Toronto (Ontario)
M5J 2J2
Télécopieur: (888) 292-1388
Courriel : privacySTGC@stewart.com11.2 Chaque plainte sera examinée. Si la plainte est justifiée, nous prendrons toutes les mesures adéquates, si nécessaires, afin de modifier notre politique et nos pratiques. Le plaignant sera informé des décisions et mesures de correction relatives à sa plainte.
11.3 Nous encourageons l’utilisation de notre processus de résolution de conflits interne afin de résoudre toute plainte. Toutefois, une personne désirant effectuer une plainte peut demander conseil auprès du Commissariat à la protection de la vie privée au 1 800 282-1376 ou http://www.privcom.gc.ca/contactUs/index_f.asp et, si nécessaire, leur envoyer une plainte écrite.