1.1 Nous sommes responsables de tous les renseignements personnels sous notre contrôle.
1.2 Bien que les nombreux employés au sein de la division canadienne de STGC, responsables du recouvrement quotidien des créances et ayant à traiter des renseignements personnels, soient tenus de se conformer à la politique de confidentialité, notre agent de protection de la vie privée est tenu de s’assurer que cette politique est respectée.
1.3 Nous demeurons responsables des renseignements personnels qui ont été transférés à des compagnies liées ou à des tiers fournisseurs de services. Comme stipulé dans la politique de confidentialité, nous utilisons des ententes contractuelles et des dispositifs de sécurité afin de fournir un niveau comparable de protection des renseignements personnels.

2.1 Lorsque nous recueillons des renseignements personnels, nous identifions la raison pour laquelle ces renseignements sont nécessaires de sorte que toute personne puisse raisonnablement comprendre comment ils seront par la suite utilisés ou divulgués.  
2.2 Nous recueillons, utilisons et divulguons les renseignements personnels de nos clients et employés exclusivement pour les raisons d’affaires suivantes:  

(a) déterminer quels produits ou services répondent le mieux aux besoins de chaque client; 
(b) traiter les demandes d’assurance et évaluer leurs risques; 
(c) décider des souscriptions concernant l’assurabilité d’une transaction;  
(d) enquêter et statuer sur les demandes de réclamations faites, en vertu de nos politiques, y compris les enquêtes menées par des tierces parties embauchées par STGC;
(e) développer, améliorer, vendre et fournir nos produits et services; 
(f) gérer et développer de façon continue nos opérations d’affaires, y compris la gestion de notre personnel; 
(g) investiguer sur des transactions pour détecter celles potentiellement frauduleuses; 
(h) obtenir de la réassurance, le cas échéant, lorsque requis;
(i) répondre aux exigences légales et règlementaires.

2.3 Nous pouvons également vendre, transférer et divulguer des renseignements personnels dans le cadre d’une cession d’entreprise, d’une vente, d’une fusion, d’une réorganisation ou de l’acquisition de notre entreprise, en tout ou en partie.  
2.4 Si nous désirons utiliser les renseignements personnels d’une personne dans un but autre que celui mentionné lors de la collecte de ces renseignements, nous devons obtenir le consentement préalable de la personne concernée par ce nouvel usage.
2.5 Lorsque vous visitez les sites Internet de STGC, en consultant différentes pages, vous pouvez nous transmettre automatiquement certains renseignements à propos de votre visite. Ces renseignements ne permettent toutefois pas de vous identifier personnellement. Nous pouvons recevoir automatiquement des renseignements au sujet du domaine Internet (par exemple, la « compagnie X.com » si vous utilisez un compte Internet personnel), de l’adresse IP à partir de laquelle vous avez accédé à nos sites (une adresse IP est un numéro assigné à votre ordinateur lorsque vous naviguez sur Internet), des date et heure de votre accès et des pages visitées.

Nous pouvons utiliser des témoins (cookies) afin d’améliorer notre service. Les témoins peuvent nous aider à repérer une visite précédente. Ceux que nous utilisons n’amassent pas de renseignements permettant d’identifier personnellement les visiteurs et nous ne les utilisons pas pour déterminer votre identité. Si vous ne vous sentez pas à l’aise avec cette utilisation, vous pouvez configurer votre navigateur de sorte d’être avisé de la réception des témoins afin de les refuser. Toutefois, les refuser peut limiter votre capacité à utiliser nos sites Internet dans leur entièreté.

3.1 Nous ne pouvons recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels à l’insu de l’intéressé et sans son consentement, à moins qu’il ne soit approprié de le faire.  
3.2 Le consentement, qu’il soit fait explicitement ou implicitement, peut varier en fonction de la sensibilité des renseignements et des attentes raisonnables de la personne. Le consentement peut être donné par l’entremise d’un représentant autorisé tel que l’avocat de la personne. Le consentement est considéré implicite lorsque la personne choisit d’acheter un produit ou un service chez STGC. Le consentement peut être retiré en tout temps et est sujet à des restrictions contractuelles ou légales. Nous aviserons les personnes des conséquences qu’engendrerait un retrait de consentement.  
3.3 Le consentement pour l’utilisation ou la divulgation de renseignements personnels est généralement obtenu lors de leur collecte. Dans certaines circonstances, le consentement peut être obtenu après leur collecte, mais avant leur utilisation (par exemple, l’utilisation de renseignements ayant déjà été recueillis, mais dans un but différent que celui prévu à l’origine).
3.4 La délivrance d’un service n’est pas conditionnelle au consentement de la personne à utiliser ou à divulguer ses renseignements, à moins que cela ne soit à des fins légitimes.
3.5 Les renseignements personnels peuvent, dans certaines circonstances permises ou exigées par la loi, être recueillis, utilisés ou divulgués sans la connaissance ou le consentement de la personne concernée. Ces circonstances comprennent, sans s’y limiter, les renseignements sujets au secret professionnel entre notaire et client ou ceux de notoriété publique, ceux dont l’utilisation ou la divulgation est dans l’intérêt de la personne concernée mais dont le consentement n’a pu être obtenu en temps opportun, ceux pour enquêter sur la violation d’un accord ou la contravention d’une loi, ceux pour répondre adéquatement à une urgence mettant en danger la vie, la santé ou la sécurité d’une personne, ceux pour recouvrer des créances et ceux pour se conformer à une citation à comparaître ou à tout ordre d’un tribunal.

4.1 Nous ne recueillons que la quantité ainsi que le type de renseignements personnels nécessaires, et ce, selon des moyens justes et légaux.

5.1  Les renseignements personnels ne seront utilisés ou divulgués qu’aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis ou selon les exigences de la loi.
5.2 L’accès aux renseignements personnels est limité aux employés dans le cours de leur travail avec STGC ainsi qu’aux tiers fournisseurs de services qui en demandent l’accès pour des motifs reliés à leur travail.  
5.3 Lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires aux fins à l’origine de leur collecte, ils sont, lorsque c’est possible, détruits, effacés ou rendus anonymes, sauf si leur conservation est obligatoire en vertu d’une loi ou d’un règlement. Nos pratiques systématiques relatives aux renseignements, à la tenue des dossiers et à leur destruction s’appliquent aux renseignements personnels.

6.1 Nous faisons tout en notre pouvoir afin de nous assurer que les renseignements personnels demeurent exacts et complets. Des mises à jour nécessaires sont effectuées pour que les renseignements soient bien utilisés, y compris ceux transmis à des tierces parties aux fins d’administration et de traitement ainsi que ceux utilisés pour la prise de décision concernant une personne.

7.1 Les renseignements personnels sont protégés selon les mesures de sécurité adaptées à leur degré de sensibilité.  
7.2 Les mesures de protection des renseignements sont déployées en fonction de leur degré d’importance. Les employés sont informés de l’importance de garder confidentiels les renseignements personnels, et nous prenons les protections nécessaires pour disposer des renseignements ou les détruire afin d’éviter qu’une personne non autorisée y ait accès.  
7.3 Nous protégeons les renseignements personnels à l’aide de mesures physiques (par exemple, en gardant des classeurs sous clé et en restreignant l’accès à certains bureaux), de mesures organisationnelles (par exemple, en offrant un accès aux renseignements basé sur la nécessité) et de mesures technologiques (par exemple, en utilisant des mots de passe et du cryptage).  
7.4 Les renseignements personnels sont conservés par STGC tant sur support papier qu’électronique. Les principaux dossiers d’affaires, y compris les listes de polices émises, sont conservés soit à notre siège social de Toronto ou dans l’un de nos deux bureaux régionaux d’Halifax ou de Calgary. En ce qui concerne la province de Québec, les dossiers d’affaires sont conservés à notre siège social localisé au Québec. Certains dossiers, dont les plus vieux, peuvent être conservés sur support papier ou électronique dans un site de stockage extérieur. Lorsque des dossiers sont entreposés hors site, nous utilisons entre autres des mesures contractuelles pour veiller à ce que vos droits à la vie privée restent protégés. Certains dossiers d’affaires, particulièrement ceux relatifs aux analyses et aux détails des réclamations, peuvent être conservés sur support électronique dans les serveurs de certaines compagnies liées à la maison mère de STGC aux États-Unis ou ailleurs. Les courriels sont également conservés sur support électronique dans les serveurs de compagnies liées à STGC aux États-Unis ou ailleurs dans le monde. Par conséquent, vos renseignements personnels pouvant être utilisés, conservés ou accessibles, de manière sécuritaire, aux États-Unis ou dans d’autres pays, ils sont sujets aux lois et règlements de ceux-ci. Par exemple, les renseignements personnels peuvent être divulgués en réponse à des demandes légitimes d’autorités gouvernementales, de tribunaux ou de services policiers de ces pays.  

8.1 L’information relative à notre politique et à nos procédures concernant la protection des renseignements personnels est disponible en tout temps à toute personne en faisant la demande, y compris les procédures pour avoir accès aux renseignements personnels, le genre de renseignements que nous, nos compagnies liées ou des tiers fournisseurs de services détenons, l’information générale sur notre politique et la façon de joindre notre agent de protection de la vie privée.

9.1 L’accès aux renseignements personnels, y compris comment nous les utilisons et divulguons, peut être obtenu en en faisant la demande écrite. Toute personne peut contester l’exactitude et l’intégralité desdits renseignements, et les corriger au besoin.  
9.2 La réponse à une demande écrite pour l’accès aux renseignements personnels est donnée dans un délai et à un coût raisonnables. Nous pouvons aider toute personne à remplir une demande écrite d’accès aux renseignements personnels. Nous pouvons exiger d’elle qu’elle nous transmette des renseignements supplémentaires pour confirmer l’existence, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels la concernant.
9.3 Si une personne démontre avec succès l’inexactitude ou le caractère incomplet des renseignements personnels la concernant, nous procédons à leur modification. Si la contestation n’est pas réglée à la satisfaction de la concernée, l’insatisfaction doit être constatée par écrit. La non-concordance des renseignements personnels peut être transmise à une tierce partie ayant accès aux renseignements afin de résoudre le différend. 
9.4 Toute demande d’accès aux renseignements personnels peut être refusée si la loi le permet ou le requiert. Dans de telles circonstances, les raisons du refus sont fournies à la personne concernée sur demande. Les circonstances de refus peuvent être, sans s’y limiter, que les renseignements renferment des références à d’autres personnes ou des informations commerciales confidentielles ne pouvant être retirées du document demandé, que les renseignements ont été obtenus lors d’une enquête pour bris d’entente ou d’un processus de litige et que les renseignements sont sujets au secret professionnel entre notaire et client. 

10.1 Il arrive, de temps à autre, que nous transférons des renseignements personnels sur support électronique, comme des courriels, à des fins administratives, de sauvegarde de données ou de traitement (y compris la gestion des réclamations) à la maison mère de STGC, à des compagnies liées ou à des tiers fournisseurs de services pouvant être dans une autre juridiction, dont celle des États-Unis. Nous pouvons aussi transférer des renseignements personnels à des tierces parties dont les services sont retenus pour la gestion et le règlement d’une réclamation qui nous est soumise.  
10.2 Nous utilisons des garanties contractuelles ou d’autres mesures de sécurité afin d’assurer la protection des renseignements personnels transférés à la maison mère de STGC, à une compagnie liée ou à un tiers fournisseur de services.
10.3 Les renseignements personnels transférés et conservés par la maison mère de STGC ou par une compagnie liée ont un niveau de protection comparable à celui offert par les bureaux canadiens de STGC.
10.4 Les renseignements personnels transférés à l’extérieur du Canada peuvent être accessibles aux autorités régulatrices et aux organismes de contrôle en conformité avec les lois de la ou des juridictions respectives.  
10.5 Les détails relatifs aux politiques et aux pratiques de STGC à l’égard des tiers fournisseurs de services peuvent être obtenus auprès de notre département de la protection des renseignements personnels, comme mentionné au paragraphe 11.1. 

11.1 Toute question concernant la politique de confidentialité et les pratiques de gestion des renseignements personnels de STGC ou toute contestation quant au respect de quelque partie de cette politique doit être adressée par écrit à notre agent de protection de la vie privée à l’adresse suivante:  

Protection des renseignements personnels
Stewart Title Guaranty Company 
Royal Bank Plaza, North Tower 
200 Bay Street, Suite 2600 
Toronto, ON M5J 2J2 
Télécopieur: (888) 292-1388
Courriel: [email protected]

Pour les résidents du Québec seulement :
Julie Levesque 
Vice-président – Opérations Québec 
300-3080 boul. Le Carrefour
Laval, QC H7T 2R5 Canada 
Phone (450) 973-4446
Téléphone: [email protected]

11.2 Chaque plainte est examinée. Si la plainte est justifiée, nous prendrons toutes les mesures adéquates et procéderons si nécessaire à la modification de notre politique et de nos pratiques. La personne plaignante sera informée des décisions et des mesures relatives à sa plainte.  

11.3 Nous encourageons l’utilisation de notre processus interne de résolution de conflit afin de résoudre toute plainte. Toutefois, une personne désirant effectuer une plainte peut demander conseil auprès du Commissariat à la protection de la vie privée au (800) 282-1376 ou au www.privcom.gc.ca/contactUs/index_f.asp et, si nécessaire, faire une plainte écrite.

Pour les résidents du Québec, vous pouvez joindre la Commission d’accès à l’information du Québec.
Pour les résidents de l’Alberta, vous pouvez joindre le Commissariat à l’information et à la protection de la vie privée de l’Alberta.
Pour les résidents de la Colombie-Britannique, vous pouvez joindre le Commissariat à l’information et à la protection de la vie privée de la Colombie-Britannique.